Końcówka roku to w wielu przedszkolach czas podsumowywania wydatków i planowania ostatnich zakupów. Jeżeli w budżecie pozostały dostępne środki, można przeznaczyć je na uzupełnienie wyposażenia sal, gabinetów specjalistycznych i zaplecza dydaktycznego. Zakupy nie powinny jednak polegać na przypadkowym wybieraniu produktów tylko po to, aby szybko zamknąć budżet. Największą wartość przyniosą pomoce odpowiadające na potrzeby dzieci, nauczycieli i terapeutów.
Dlaczego przedszkola planują większe zakupy pod koniec roku?
Placówki oświatowe korzystają ze środków pochodzących z różnych źródeł, a każde z nich może mieć określone zasady i terminy rozliczenia. Pod koniec roku dyrektorzy często sprawdzają więc, jaka część budżetu pozostaje do dyspozycji i które zaplanowane wcześniej zakupy można jeszcze zrealizować. Nie oznacza to, że każde przedszkole musi wydać wszystkie pieniądze przed 31 grudnia. Decyzja zależy od rodzaju środków, zasad ustalonych przez organ prowadzący oraz procedur obowiązujących w danej jednostce.
W tym okresie problemem bywa nie tylko ograniczony czas. Trzeba również zebrać potrzeby kilku grup, porównać produkty, sprawdzić ich dostępność i przygotować zamówienie mieszczące się w konkretnej kwocie. Jeżeli zakupy zostaną rozpoczęte zbyt późno, może się okazać, że część potrzebnych materiałów jest niedostępna albo nie dotrze w wymaganym terminie.
Zakupy pod koniec roku to nie tylko wybór produktów, ale też formalności: akceptacja dyrektora lub organu prowadzącego, odpowiednie dokumenty sprzedaży i termin dostawy, który pozwoli rozliczyć wydatek we właściwym okresie. Im wcześniej te kwestie zostaną ustalone, tym spokojniej miną ostatnie tygodnie grudnia.
Jak przygotować listę zakupów do przedszkola?
Przy większym zamówieniu dobrze sprawdza się wspólny arkusz, do którego każdy nauczyciel i specjalista wpisuje swoje potrzeby. Wystarczy kilka kolumn: nazwa pomocy, sala lub gabinet, liczba sztuk, uzasadnienie i priorytet. Dzięki temu dyrektor widzi wszystkie propozycje w jednym miejscu, zamiast zbierać je z maili i kartek.
Priorytety najłatwiej ustalić w trzech kategoriach. Pierwsza obejmuje pomoce niezbędne, bez których trudno prowadzić bieżące zajęcia lub realizować zalecenia z opinii i orzeczeń dzieci. Druga to wyposażenie ważne, ale możliwe do przesunięcia na kolejny rok, np. wymiana zestawów wciąż kompletnych, choć mocno zużytych. Trzecia to propozycje dodatkowe, które urozmaicą ofertę przedszkola, jeśli budżet na to pozwoli.
Przy każdej pozycji warto zapisać, na jakich zajęciach będzie wykorzystywana: grupowych, korekcyjno-kompensacyjnych, logopedycznych czy rewalidacyjnych. Ułatwia to późniejsze uzasadnienie wydatku i pokazuje, czy zamówienie nie jest przechylone w stronę jednej grupy lub jednego gabinetu.
Pomoce terapeutyczne do gabinetów specjalistycznych
Koniec roku może być dobrym momentem na doposażenie gabinetów logopedy, pedagoga, psychologa lub terapeuty. Przed przygotowaniem zamówienia warto zapytać specjalistów, z jakimi trudnościami dzieci pracują najczęściej i których materiałów obecnie brakuje. Pozwala to uniknąć kupowania przypadkowych zestawów, które dobrze prezentują się w katalogu, lecz nie odpowiadają celom prowadzonych zajęć.
Odpowiednio dobrane pomoce terapeutyczne mogą wspierać rozwój mowy, komunikacji, pamięci, koncentracji, analizy wzrokowej i słuchowej, koordynacji oraz sprawności manualnej. Przy wyborze warto uwzględnić wiek dzieci, stopień trudności zadań i możliwość stopniowego rozszerzania ćwiczeń. Ten sam zestaw powinien pozwalać specjaliście pracować na różnych poziomach, zamiast narzucać wszystkim dzieciom identyczne zadania.
Istotna jest również trwałość materiałów. Pomoce wykorzystywane codziennie powinny być odporne na intensywne użytkowanie i łatwe do uporządkowania po zajęciach. Warto sprawdzić, czy zestaw zawiera wszystkie potrzebne elementy, czy instrukcja jasno opisuje sposób pracy oraz czy materiały można wykorzystać nie tylko podczas jednej konkretnej aktywności.
Co kupić do codziennych zajęć z przedszkolakami?
Wyposażenie sali powinno wspierać różne obszary rozwoju. Przydatne będą materiały językowe, matematyczne, przyrodnicze, muzyczne i plastyczne, a także gry rozwijające współpracę, pamięć i logiczne myślenie. Warto sprawdzić, czy dana pomoc przyda się przy kilku tematach z rocznego planu pracy. Wtedy będzie wracać na stół wielokrotnie, a nie tylko przy jednym scenariuszu.
Przy wyborze pomocy dydaktycznych dla przedszkolaków poza wiekiem grupy warto sprawdzić kwestie praktyczne. W grupie trzylatków trzeba unikać drobnych elementów, a przy każdym produkcie zweryfikować oznaczenie CE i zalecany wiek. Liczy się też to, czy pomoc łatwo umyć lub zdezynfekować, co w sezonie przeziębień jest dużą zaletą. Materiały z tektury lepiej sprawdzą się w pracy indywidualnej lub w starszej grupie, gdzie zużywają się wolniej.
Nie zawsze opłaca się zamawiać po jednym egzemplarzu wielu podobnych produktów. Czasami lepszym rozwiązaniem będzie zakup kilku kompletów jednej sprawdzonej pomocy, aby mogło z niej równocześnie korzystać więcej dzieci. W innych przypadkach korzystniejsze okaże się stworzenie zróżnicowanego zestawu przeznaczonego do pracy indywidualnej. Decyzja powinna wynikać ze sposobu organizowania zajęć w konkretnej placówce.
Jak uniknąć przypadkowego wydawania pozostałych środków?
Po zebraniu propozycji dobrze sprawdzić, czy na liście nie powtarzają się podobne produkty zgłoszone przez kilku nauczycieli. Wspólne zamówienie dla całej placówki pozwala uporządkować potrzeby i zdecydować, które materiały powinny trafić do konkretnych sal, a które mogą być przechowywane w jednym miejscu i udostępniane wszystkim grupom.
Każdy produkt powinien mieć określone zastosowanie. Jeżeli nikt nie potrafi wskazać, podczas jakich zajęć będzie używany i jak często może być potrzebny, warto ponownie rozważyć jego zakup. Dobrą inwestycją jest pomoc, która rozwiązuje konkretny problem, uzupełnia brak w wyposażeniu lub pozwala prowadzić zajęcia, których wcześniej nie można było zorganizować.
Przed zatwierdzeniem koszyka warto sprawdzić:
- czy każda pozycja ma przypisane zajęcia i osobę, która będzie z niej korzystać,
- czy liczba sztuk odpowiada liczbie dzieci pracujących jednocześnie,
- czy produkty są dostępne i dotrą przed końcem okresu rozliczeniowego,
- jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia i kto je zatwierdza,
- czy w razie braku produktu dopuszczalny jest zamiennik.
Gdy czasu jest mało – wsparcie przy kompletowaniu zamówienia
Skompletowanie zamówienia dla kilku grup i gabinetów w ciągu paru tygodni bywa trudne, zwłaszcza gdy trzeba zmieścić się w określonej kwocie. W Juniora.pl przedszkole może przesłać listę potrzeb i dostępny budżet, a następnie otrzymać propozycję zestawu do weryfikacji, razem z zamiennikami dla produktów, których aktualnie brakuje.
Dla wielu placówek ważna jest też forma płatności. Juniora.pl umożliwia placówkom oświatowym płatność z odroczonym terminem, a szczegółowe warunki ustala się przy składaniu zamówienia. Ułatwia to dopasowanie zakupu do procedur obowiązujących w danej jednostce.
Dobre wyposażenie powinno służyć dłużej niż jeden rok
Celem zakupów pod koniec roku nie powinno być samo wykorzystanie pozostałego budżetu. Największą wartość mają materiały odpowiadające na realne potrzeby dzieci oraz pomoce, z których nauczyciele i terapeuci będą regularnie korzystać. Przegląd wyposażenia, konsultacja z pracownikami i uporządkowanie priorytetów pozwalają przeprowadzić zakupy sprawnie, nawet gdy do zakończenia okresu rozliczeniowego pozostało niewiele czasu.
